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1. 질의요지

농촌진흥청 농업과학도서관을 이용하는 이용자의 출입을 위하여 도서관이용자가 작성하도록 해당 도서관에 비치되어 있는 이용자 출입신청서가 「사무관리규정」 제7조제4호의 비치문서에 해당되는지?

2. 회답

  농촌진흥청 농업과학도서관을 이용하는 이용자의 출입을 위하여 도서관이용자가 작성하도록 해당 도서관에 비치되어 있는 이용자 출입신청서는 「사무관리규정」 제7조제4호의 비치문서에 해당되지 않습니다.

3. 이유

  먼저, 농촌진흥청 농업과학도서관의 사무관리에 대하여 「사무관리규정」의 적용을 받는지 여부에 대하여 살펴보면, 같은 규정 제2조(적용범위)에서는 중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 영이 정하는 바에 의한다고 규정하고 있는 바, 특정 기관이 같은 규정의 적용을 받기 위해서는 ‘중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관의 사무관리에 관한 것’이어야 하고, ‘그 사무관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정하고 있지 아니하여야 할 것’인데, 「농촌진흥청과 그 소속기관 직제」 제7조제1항제17호 및 같은 직제 시행규칙 제4조제5항제9호에 따르면 농업과학도서관의 운영에 관한 사항은 농촌진흥청 기획조정관 소속 지식정보화담당관의 소관 사무이므로, 농업과학도서관의 운영에 관한 사항은 농촌진흥청의 사무관리에 관한 것이라고 할 것이고, 한편 농업과학도서관은 「도서관법」 제2조제7호에 따라 그 설립 기관ㆍ단체의 소속 직원 또는 공중에게 특정 분야에 관한 전문적인 도서관서비스를 제공하는 것을 주된 목적으로 하는 도서관인 ‘전문도서관’으로 볼 수는 있을 것이나 도서관의 사무관리에 관하여 도서관 법령에서 별도로 정하고 있지는 아니하므로, 농업과학도서
관의 사무관리에 관하여도 「사무관리규정」의 적용을 받는다고 할 것입니다.

  다음으로, 농촌진흥청 농업과학도서관 이용자 출입신청서가 「사무관리규정」 에 따른 비치문서에 해당하는지 여부를 살펴보면, 같은 규정 제7조(공문서의 종류)제4호에서는 비치문서를 비치대장ㆍ비치카드 등 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서로 규정하고 있고, 같은 규정 시행규칙 제3조제4호(문서의 작성의 원칙)에서는 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성하도록 규정하고 있습니다.

  이러한 비치문서의 요건을 살펴볼 때, 특정 문서가 「사무관리규정」에 따른 비치문서에 해당되기 위해서는 행정기관이 그 기관의 업무에 활용하기 위한 목적으로 이미 작성된 문서를 기관 내부에 비치하고 그 기관이 사용하여야 할 것인데, 농촌진흥청 농업과학도서관 이용자 출입신청서는 비록 농업과학도서관 내에 비치되어 있다고 하더라도 그 신청서는 도서관이용자의 출입을 위하여 해당 도서관 이용자가 작성하는 것이고, 그렇다면 그 신청서가 민원인이 행정기관에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서인 「사무관리규정」 제7조제5호에 따른 민원문서에 해당되는지 여부는 별론으로 하고, 사무관리법령에서 정하고 있는 비치문
서에 해당한다고 볼 수는 없다고 할 것입니다.

  따라서, 농촌진흥청 농업과학도서관을 이용하는 이용자의 출입을 위하여 도서관이용자가 작성하도록 해당 도서관에 비치되어 있는 이용자 출입신청서는 「사무관리규정」 제7조제4호의 비치문서에 해당되지 않습니다.